Muchas veces hemos escuchado en nuestro ambiente laboral hablar del Brainstorming o mejor conocida como tormenta de ideas. Los especialistas en relaciones humanas están convencidos de que generar un grupo de ideas sobre algún tema en particular y estructurarlas debidamente pueden ser la solución para lograr solventar ciertas situaciones.
El Brainstorming se puede implementar en medio de reuniones de trabajo rutinarias donde se reúnan entre 6 y 12 personas. De esta manera el problema se pone literalmente sobre la mesa y se puede ir en la búsqueda de alternativas. La idea principal es expandir las ideas y hacer que se tomen en cuenta las valoraciones de todos los miembros del equipo.
La intención que se busca es que cada una de las personas que participan es que fluyan los pensamientos de forma espontánea y natural para poder enmarcar las directrices que se ejecutaran en los proyectos que se impartan.
Para poder aplicar el Brainstorming se necesita aplicar ciertas técnicas, por lo general se aprenden muy fácilmente y dan excelentes resultados.
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¿Qué se necesita para realizar una sesión de Brainstorming efectiva?
En primer lugar se debe necesita un lugar donde hacer la reunión, se recomienda hacerlo en espacios abiertos para poder ir relajando al equipo lo más que se pueda. Las personas que están en espacios cerrados y monótonos suelen ponerse un poco tensos y no permiten que la ideas fluyan con naturalidad.
Por ello es recomendable hacerlo en espacios abiertos, con un paisajismo agradable y de ser posible fuentes de agua para poder liberar la mayor cantidad de tensiones.
Por otra parte hay que tener un representante o un monitor que se encargue de ir anotando todas las ideas de los participantes. Una buena opción es tener un pizarrón a la mano. Las ideas son la materia prima de la tormenta, por lo tanto no se deben perder en medio de la conversación y la mejor manera de hacerlo es tomando notas.
Las empresas que están convencidas de que las tormentas de ideas son efectivas tienen instalados software especiales para guardar todo el material que necesitan para la búsqueda de soluciones.
La mejor manera de que el Brainstorming funcione es que se busquen personas de varios departamentos. Es decir con diferentes cargos y profesiones para poder enfocar desde varias perspectivas algunos temas.
Personas que no sean expertos en ciertos temas de vez en cuando hacen grandes aportes, ya que ven las situaciones de otro modo.
¿Cuáles son las responsabilidades del director del brainstorming?
Son muchas las responsabilidades que tiene un director o monitor. En primer lugar debe tener la creatividad necesaria para hacer la convocatoria. No por ser una reunión de trabajo debe ser rígida, es importante alentar a la participación de manera eficaz y con mucho dinamismo.
Entre otras responsabilidades tenemos:
- Ser el guía de toda la sesión.
- Como monitor no hacer juicios de valoración.
- Tomar nota tanto de las ideas como de los análisis de los participantes. Muchas veces se pierde la esencia de lo que se quiere transmitir sí solo se colocan palabras claves.
- Tener energía.
- Utilizar terapias de grupo para la integración de los participantes.
- Partir de las ideas promovidas para proponer nuevas.
- Incentivar al equipo en todo momento.
- No permitir que se critiquen las ideas.
- Se debe tomar notas de todas las ideas por mas tontas que parezcan.
- Fomentar la risa.
- Realizar ejercicios creativos.
- Lograr que todos los integrantes participen. Muchas veces este punto es uno de los más difíciles, dado que por razones de personalidad algunas personas no saben como expresarse. He allí donde el monitor debe tener la destreza necesaria para poder lidiar con estas situaciones.
Pasos para lograr un Brainstorming efectivo
- En primer lugar hay que definir el problema, pero enfocarlo desde el punto de vista de un asunto, no de una dificultad. Este punto es uno de lo más importantes por que de allí se parte las primeras ideas y comienza a fluir la tormenta. Un asunto mal estructurado no lleva a nada, dado que el problema que se discute no se apega a la realidad.
- Hay que enfocar el objetivo de manera directa. Hay que exponer la situación tal cual es. Sin omitir los riesgos ni los contra, para sí saber que terreno se esta pisando.
- Cada sesión debe tener un límite de tiempo. Lo más recomendable es que no exceda los 30 minutos, ya que la experiencia se comienza a tornar aburrida.
- Cada vez que se hagan las propuestas se deben anotar en lugares visibles para todo el grupo, ya que de allí nacen nuevas ideas. Incentivar a los participantes a que den todo el apoyo posible.
- Posterior a colocar todas las ideas, escoger las cinco mejores. Por decisión de todos los participantes, no solo por la opinión del monitor.
- Comenzar en base a esas ideas un criterio válido para poder solucionar el problema.
- Evaluar cada una de las cinco ideas y colocarles un puntaje.
- Las mejor idea tendrá un mejor criterio y por lo tanto se resolverá la situación.
- Una vez que se tenga la solución del asunto, felicitar al grupo e incentivarlos a volver a ejecutar la tormenta de ideas en próximas reuniones.
